Різниця між структурою розбивки на роботу (WBS) та структурою розподілу ресурсів (RBS)

Структура розподілу роботи є важливим результатом для будь-якого проекту. Завдяки WBS менеджер проектів має хорошу позицію класифікувати роботу, яку команда повинна виконати, на невеликі розділи, якими легко керувати, тоді як RBS вважається важливою частиною ефективності, коли справа стосується управління проектами. Через RBS менеджер проекту може скласти список ресурсів, необхідних для виконання заданого завдання в ієрархічному порядку.

Що RBS відрізняється від WBS

WBS - це візуальне зображення всього обсягу роботи, яка повинна бути виконана, розбита на менші сегменти, які кожен член проектної групи здатний зрозуміти. Це тому, що з кожним із рівнів завершення є визначення та деталі, що стосуються цієї фази. Навпаки, RBS можна розділити на географічні та організаційні ресурси. Деякі з інших інструментів, необхідних для правильної та ефективної RBS, включають оцінку ресурсів, календар ресурсів та списки активностей.

Причина цього полягає в тому, що коли ви керуєте будь-яким проектом, вам доведеться працювати з різними компонентами проекту та ресурсами проекту, щоб завершити проект. Хороший приклад - члени вашої проектної команди.

Ви повинні переконатися, що вони продуктивні та стратегічно налаштовані протягом життя проекту, який ви здійснюєте.

Тепер, якщо ви плануєте розробити ефективну систему вільних служб, наступні наведені нижче важливі рекомендації, які допоможуть вам зрозуміти це:

• Проект / остаточний результат завжди знаходиться на найвищому рівні
• Не завжди потрібно визначати всі елементи на одному рівні
• Робочі групи не повинні займати більше 10 днів
• Кожна робоча група повинна бути незалежною
• У робочих групах по всій структурі не повинно бути дублювання

Далі наведено просте зображення сегмента WBS для будівництва будинку:

Будівництво будинку

                                              Фундація                     Зовнішній вигляд

Завершення                         24% 45% 30%

Бюджет                               50 000 $ 86 000 $ 72 000

Він показує різні частини проекту, які мають бути виконані, і надає більше інформації про необхідний для них бюджет та рівень завершеності.

Таким чином, WBS - це карта / контур конкретного проекту. Основний проект - це ключ, який можна отримати в WBS, і звідти він розбивається на більш дрібні підкатегорії, кожна зі специфікою того, як вони будуть доставлені.

З іншого боку, говорячи про RBS, ви повинні знати, що він функціонує за допомогою деяких важливих інструментів. Керівникам проектів доручається використовувати або виконувати ефективну RBS за допомогою цих інструментів. Це такі:

• Список активності

Це перелік усіх заходів, які є ключовими для завершення проекту. Менеджеру проектів не просто потрібен список, їм потрібно отримати якомога більше інформації про ці списки. Ця інформація також буде включати ресурси, які споживає зазначена діяльність.

• Оцінка ресурсів

Для того, щоб кожна діяльність виконувалася продуктивним, ефективним та, що важливіше, економічно ефективним, керівник проекту повинен оцінити обсяг, тип та різноманітність ресурсів, які необхідні.

Якщо ці оцінки перекошені, досягти цілей проекту може бути неможливо, або в цілому проект може провалитися.

• Календар ресурсів

Календар ресурсів - це наявність ресурсів у часі. Менеджеру проектів знадобиться список усіх ресурсів, необхідних для завершення проекту.

Ці ресурси також повинні бути перераховані, виходячи з їх доступності протягом тривалого періоду. Ця інформація важлива для менеджера проекту, щоб з’ясувати, чи потрібні ресурси будуть наявні протягом певного часу, тому проект не затримується.

На даний момент RBS набуває все більшого значення, завдяки цьому програмне забезпечення для управління проектами включає його в свою структуру. Якщо ви використовуєте будь-яку програму управління проектами, ви можете увійти та перевірити наявність необхідних ресурсів, а ще важливіше, як вони класифікуються.

Це, як правило, допомагає організації в тому сенсі, що менеджери проектів можуть переглядати безліч деталей із простої бази даних, про всі використовувані ресурси.

Важливість WBS проти фокусу на RBS

Є кілька ключових переваг, які менеджер проекту та команда проекту можуть отримати від WBS, крім організації та визначення роботи, необхідної для завершення проекту. За допомогою WBS простіше виділити бюджет з верхніх рівнів структури. Коли це буде зроблено, бюджети для кожного відділу можуть бути структуровані на основі розбиття в СРС.

Оцінки витрат і часу зазвичай надаються для кожного розділу WBS. Роблячи це, простіше розробити графік та відповідний бюджет для всього проекту.

За допомогою WBS також простіше відстежувати ефективність окремих галузей проекту. Менеджер проектів в змозі повідомити вартість виконання проекту, визначити проблемні області та ще важливіше ключові питання в організації проекту. І навпаки, в RBS ключовий акцент на ієрархічному переліку ресурсів. Потрібно перерахувати всі ресурси, незалежно від того, чи вони вони значні, або навіть якщо вони здаються вам зайвими. Кожен з рівнів проекту потребуватиме певну кількість ресурсів. Вони повинні бути перераховані відповідно до їх важливості для завершення кожного рівня та, нарешті, завершення всього проекту.

Перераховані ресурси потім підрозділяються на більш дрібні категорії типу ресурсу, щоб допомогти керівнику проекту в класифікації. Класифікація фактично продовжуватиметься в різні підгрупи до тих пір, поки кожен із типів ресурсів не буде згрупований у єдині сутності, які легше визначити та керувати ними.

Переваги WBS порівняно з RBS

Однією з переваг WBS є те, що вона допомагає менеджеру проекту визначити будь-які потенційні ризики, які може мати проект. Якщо є якась галузь проекту, яка не була чітко визначена, вона стає зоною ризику, яку потрібно вирішити. Такі ризики, як передбачається, слід відстежувати належним чином, і ретельний огляд надається під час продовження проекту.

У випадку, якщо проект здається, що він відстає від графіку, керівнику проекту легше звернутися до WBS та визначити сфери, які борються, та прийняти відповідне рішення, щоб змінити справи. Навпаки, негайна вигода RBS, особливо розбиття ресурсів на підгрупи, полягає у полегшенні роботи центрів управління. Нагляд стає набагато простішим, і в процесі зберігається багато часу.

Наглядові органи можуть відстежувати кожну групу ресурсів під час виконання проекту. Простіше прискорити певні рівні проекту, не покладаючись на інші, розподіливши потрібні ресурси для їх завершення. Тому деякі проекти можуть бути легко завершені до встановленого терміну, особливо якщо завершення проекту на різних рівнях не залежить.

При створенні хорошого плану RBS керівництво також в змозі отримати хорошу картину загальної кількості ресурсів, доступних для кожної з команд-учасниць. Окрім розуміння наявних ресурсів, вони також здатні керувати способом використання ресурсів.

Порівнюючи вищевказану інформацію, доцільно призначити кольори різним субпродуктам у WBS. Це важливо для отримання теплової карти прогресу всього проекту. Це також полегшить привернення уваги управління до повноцінних напрямків проекту та тих, що слабшають.

При правильному поводженні з WBS - це хороший спосіб підвищити продуктивність роботи команд, що працюють над проектом, і побачити проект завершеним вчасно. Керівник проекту здатний визначити необхідні навички, щоб вони могли вчасно виконати проект, але коли мова заходить про RBS, ми повинні розуміти його типи. Звичайний тип RBS - це організаційна RBS. Ієрархічні організаційні системи, які вже створені, зазвичай допомагають створити цю RBS. Ресурси в організаційній RBS зазвичай розподіляються виходячи з потреб кожного організаційного відділу та робочої групи. Це категорії, які фактично були визначені та встановлені організацією.

Географічний RBS в більшості випадків нетрадиційний. Основна проблема географічного RBS - це розподіл та / або місцезнаходження відповідних ресурсів та те, як вони розподіляються в різних місцях, залежно від потреб організації.

Підсумок

На закінчення, і WBS, і RBS є ключовими для успішного завершення проекту та ефективності роботи відповідних проектних команд. Нижче наведено ключові моменти, які визначають будь-яку зі структур.

Структура декомпозиції робіт	Структура розподілу ресурсів
o Групуйте роботу за категоріями	o Групуйте ресурси на категорії
o допомагає в нагляді за ходом проекту	o допомагає в нагляді за використанням ресурсів
o Групи проекту повинні бути незалежними	o Групи ресурсів можуть залежати одна від одної
o акцент на часовій шкалі проекту	o акцент на розподілі ресурсів