Те, як транзакція записується в Генеральній книзі (GL), залежить від характеру транзакції. Кредиторська заборгованість (AP) реєструється у підрозділі AP, коли затверджується рахунок-фактура за транзакції, коли компанія повинна платити гроші продавцям за послуги з придбання або товари. З іншої сторони, Дебіторська заборгованість (AR) реєструє будь-які гроші, які заборговані компанії через продаж своїх товарів чи послуг. Про компанію
Кредиторська заборгованість реєструється, коли рахунок-фактура затверджена до оплати. Багато компаній використовують "сегрегацію обов'язків", тобто переконуючись, що жоден працівник не може самостійно затвердити платіж, щоб запобігти крадіжці..
Для більшості підприємств дебіторська заборгованість передбачає формування рахунку-фактури, який доставляється замовнику. Потім замовник повинен оплатити рахунок у терміни платежу, як правило, протягом 30 днів.
Оборотний капітал (WC) являє собою операційну ліквідність бізнесу. Чистий оборотний капітал - це різниця між оборотними активами та поточними зобов'язаннями. Компаніям важливо мати здоровий, позитивний чистий оборотний капітал. Це досягається, серед інших методик, проникливим управлінням кредиторської та кредиторської заборгованості.
Дебіторська заборгованість аналізується середньою кількістю днів до сплати платежу (так званих «Днів продажів» або «ДСО»), а кредиторська заборгованість аналізується середньою кількістю днів, необхідних для оплати рахунку («Дни погашення за виплат» або «ДПО»).
де COGS - вартість проданих товарів, а COGS / день - середньоденна середня кількість покупок.
DSO менше 45 днів, як правило, вважається здоровим.
Оборотний капітал може бути збільшений за рахунок зменшення DSO або збільшення DPO, тобто швидше збирання платежів від клієнтів і затримка платежів постачальникам. Однак завжди є бізнес-компроміс, оскільки відстрочка платежів постачальникам може погіршити репутацію компанії, а також може призвести до втрати знижок на дострокові платежі. Аналогічно, клієнти можуть охочіше пропонувати бізнес, якщо компанія не надто сувора щодо того, щоб отримувати виплату вчасно.
Дебіторська заборгованість може бути використана як застава при отриманні позики. Вони також можуть продаватися на ринках капіталу.