Різниця між секретарем та портьє

Ключова різниця - секретар проти портьє
 

Секретар і приймальня - це два важливі посади в будь-якій організації, між якими можна підкреслити деякі відмінності. Ці дві посади мають різні ролі, функції та обов'язки виконувати всупереч поширеній помилці, що це одна і та ж робота. У той час як секретар - це більше особистий помічник або адміністративний помічник, портьє - це перша особа, яку зустрічає, коли входить до організації. Давайте побачимо різницю між функціями секретаря та портьє.

Хто секретар?

Згідно з Оксфордським словником англійської мови, секретар - адміністративна посадова особа в організації, яка використовується для введення листів, ведення обліку тощо. Функції секретаря змінюються залежно від чисельності організації. Якщо в невеликій компанії їй, можливо, доведеться виконувати подвійні обов'язки портьє, а також секретаря, у великих організаціях вона є тим, хто організовує розклад свого начальника, отримує та відповідає на всі листи, замовляє поставки, планує зустрічі зі своїм начальником, набирає важливі листи тощо.

Секретар повинен мати середню школу або аналогічний диплом і повинен мати навички швидкого набору тексту. Багато компаній вважають за краще найняти осіб, які мають додатковий сертифікат на рівень рівня секретаря. Тепер перейдемо до розуміння ролей портьє, щоб отримати чітке уявлення про різницю між ними.

Хто приймальня?

Зазвичай приймальня приймає людей на стійці реєстрації та направляє їх у різні відділення залежно від їхніх потреб. Вона також є людиною, яка повинна відвідувати вхідні дзвінки та відповідати на запити, а також слухати скарги. Люди, бажаючі зустрітися з важливою людиною в організації, повинні зустрітися з цією людиною, щоб отримати дату та час зустрічі.

Коли ви телефонуєте в будь-яку компанію, голос, який ви зазвичай чуєте, - це голос портьє. Стійка реєстрації повинна відвідувати всіх відвідувачів і повинна мати приємну особистість, допомогу та милий голос, щоб справити на них враження. У неї повинен бути телефонний етикет, щоб вона максимально ефективно відвідувала всі бізнес-запити та перетворювала випадкові запити на справжніх клієнтів.

Тоді зрозуміло, що існують великі розбіжності в ролях, обов'язках та функціях секретаря та портьє.

Яка різниця між секретарем та портьє?

Визначення секретаря та приймальника:

Секретар: Адміністративна посадова особа в організації, яка використовується для введення листів, ведення обліку тощо.

Портьє: Людина, яка вітає та має справу з відвідувачами офісу.

Характеристики секретаря та приймальні:

Обов'язки:

Секретар: Секретар організовує розклад свого начальника, отримує та відповідає на всі листи, замовляє запаси, розкладає зустрічі зі своїм начальником, набирає важливі листи тощо.

Портьє: Ресепшн зустрічає людей на стійці реєстрації та направляє їх у різні відділення залежно від їхніх вимог. Вона також повинна відвідувати вхідні дзвінки та відповідати на запити, а також слухати скарги.

Вимоги:

Секретар: Довідка про секретарські навички необхідна.

Портьє: Конкретний навик не потрібен; однак індивід повинен мати приємну особистість, допомогу та чудовий голос. Вона також повинна бути ефективною у своїй роботі.

Надано зображення:

1. 32B Секретар-скарбник [Публічне надбання], через Wikimedia Commons

2. "Ресепшн" Евана Бенха з Парижа, Франція - Ресепшн. [CC BY 2.0] через Wikimedia Commons